Как написать юридически грамотно объяснительную для руководства?

Как написать юридически грамотно объяснительную для руководства? ситуация такая: в салоне одежды была проверка на нарушение авторских прав. проигрывал флешка с инструментальной музыкой (музыка без слов)., и проверяющие лица, наложили штраф 175000. но при этом в салоне должна играть свой музыкальный диск с инструментальной музыкой, который якобы не нарушает авторские права. но на тот момент дисковод не работал и слушали музыку с флешки..подскажите как быть? и как написать объяснительную руководству, чтобы не сняла с меня организация этот штраф, так как я являюсь, админом данного салона..